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東洋学園大学同窓会における個人情報保護、および取り扱いに関する指針

第1条(本指針の目的)

  •  本指針は、本会会則第2条に掲げた本会の目的、事業のうち、本会会員の個人情報の取り扱いが、日本国の法令等を遵守した上でのものであることを明らかにするために規定したものである。

第2条(個人情報の定義)

  •  本会における個人情報とは、本会会員名簿データベース上にて管理されている情報を指し、具体的には、氏名(旧姓)、生年月日、住所、電話番号、勤務先、および進学先、E-mailアドレス、在学時の所属ゼミ、課外活動団体などである。

第3条(個人情報提供を求める場合)

  •  本会から会員に対して個人情報の提供を求める場合は、以下のとおりである。
  • ①同窓会事務局から会員宛に送る「異動調査票」による依頼。
  • ②同窓会事務局から会員宛に送る「所在不明者の掘り起こし」依頼。
  • ③会員より事務局に電話、FAX、メール、同窓会HP上の「問い合わせ」フォームに入力・送信を求める場合。
  • ④その他、同窓会HP上の「異動調査入力フォーム」に入力・送信を求める場合。

第4条(個人情報の管理)

  •  本会では、個人情報を正確かつ最新の状態に保ち、不正アクセス・紛失・破壊・改ざん・漏洩などが無いように、厳正な管理を行うため、必要な手段を講ずる。

第5条(個人情報の利用目的)

  •  本会が取得した会員情報については、本会会則第2条に掲げられた目的、および事業のためにのみ利用する。なお、会則に定められている目的、および事業については、以下のとおりである。
  • ①会員、会友名簿の管理、および発行
  • ②会報の発行
  • ③会員間の親睦、会員と在学生間の親睦、会員と会友間の親睦、および福祉に関する事業
  • ④大学を後援するための事業
  • ⑤その他、本会常任幹事会が適当と認めた事業

第6条(第三者への情報提供について)

  •  本会では、会員本人の同意を得た場合を除き、同窓会会員以外の第三者に提供を行なわないものとする。ただし、次の場合については、再提供を行う。
  • ①本指針第3条③、④に基づき、会員の進学、就職先情報を会員の同意を得た上で大学学生部に提供する。
  • ②警察や裁判所等の公的機関から、法律に基づく手続において照会を受けた場合や、会員の行為によって同窓会規約等に反し、同窓会の権利や財産等を保護するため、必要と認められる場合、及び人命・身体・財産等に対する緊急の必要性がある場合。

第7条(東洋女子短期大学同窓会会員より誤送信されたデータの取り扱いについて)

  •  東洋女子短期大学同窓会(以下「短大同窓会」とする)会員より本会HP上の「異動調査入力フォーム」などを用いて誤って送信された個人情報については、短大同窓会との間で取り交わされた「東洋女子短期大学同窓会と東洋学園大学同窓会との間の個人情報の取り扱いに関しての申し合わせ」に基づき、所定の手続きを経て短大同窓会に提供する。


第8条(情報管理のセキュリティについて)

  •  異動調査票、およびその他の手段による会員情報の更新に際しては、更新後の調査票についてはシュレッダーによる裁断処理を行い、その他ネットワーク経由による回答については、セキュリティ上必要とされる措置を随時講ずる他、更新後のデータについては、適切に破棄する。

第9条(本指針の改廃)

  •  本指針の改廃については、常任幹事会の承認を経なくてはならない。

附則.

  • 1. 本指針は、平成17年4月1日より施行する。
  • 2. 本指針は、平成22年4月1日より施行する。
  • 3. 本指針は、平成22年5月10日より施行する。

本会の個人情報の取り組みについて

本会では、会員のみなさまの個人情報を保護するための取り組みとして、2005年に個人情報保護指針を策定いたしました。

今後とも個人情報の保護の取り組みにつきましては、積極的に推進していく所存でございます。

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